Recibes una notificación de la AEAT. Te piden facturas de hace tres, cuatro… o incluso más años. El corazón se acelera, abres cajones, buscas en el correo electrónico y te das cuenta de que algunas simplemente no están. ¿Qué haces ahora?
Antes de entrar en pánico, necesitas saber dos cosas: no estás solo y todavía tienes margen de maniobra. En este artículo te explicamos exactamente cómo actuar, qué pruebas alternativas acepta Hacienda y cómo proteger tu negocio de una sanción.
¿Por qué Hacienda me pide facturas de hace años?
Muchos autónomos y empresas se sorprenden cuando reciben un requerimiento por documentación de ejercicios anteriores. La explicación está en los plazos legales de prescripción y en el tipo de gasto implicado.
Con carácter general, la Ley General Tributaria (LGT) establece un plazo de prescripción de 4 años para que Hacienda pueda comprobar, liquidar o sancionar. Este plazo se cuenta desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la autoliquidación correspondiente.
Sin embargo, existen dos excepciones críticas que alargan el horizonte temporal de forma significativa:
- Bases imponibles negativas o créditos fiscales pendientes de compensación: Si en un ejercicio declaraste pérdidas y las compensas en años posteriores, Hacienda puede remontarse hasta 10 años (artículo 26.5 LGT) para verificar la procedencia de esas bases.
- Bienes del inmovilizado y activos amortizables: Las facturas de adquisición de maquinaria, vehículos, equipos informáticos o inmuebles afectos a la actividad deben conservarse durante toda la vida útil del bien más los 4 años siguientes a su baja o amortización total.
En la práctica, esto significa que un autónomo que compró una furgoneta en 2016 y la amortiza hasta 2026 podría verse obligado a presentar la factura de compra en 2030. Si ya no la tienes, el problema es real.
Qué hacer si no localizas una factura: Pasos de emergencia
Cuando recibes un requerimiento y la factura en cuestión no aparece, el tiempo es tu enemigo. El plazo para responder a la AEAT suele ser de 10 días hábiles (ampliables, previa solicitud motivada). Aquí está tu hoja de ruta.
1. Duplicados y contacto con proveedores
El primer paso, y el más eficaz, es contactar directamente con el proveedor o emisor de la factura y solicitar un duplicado.
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a los emisores a conservar copia de las facturas expedidas durante al menos cuatro años. Sin embargo, en la práctica muchos proveedores guardan sus registros durante mucho más tiempo, especialmente si usan software de facturación en la nube.
Pide el duplicado por escrito (email o burofax) y guarda constancia de tu solicitud. Si el proveedor ya no existe o no conserva el documento, ese mismo intento de contacto puede servir como prueba de tu diligencia ante Hacienda.
2. Justificantes de pago bancario: ¿Son suficientes?
El extracto bancario o el recibo de transferencia no equivale a una factura, pero puede ser un elemento probatorio muy relevante como prueba complementaria.
La jurisprudencia del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) ha reconocido en diversas resoluciones que el pago efectivo del gasto, acreditado mediante documentos bancarios, puede reforzar la deducibilidad de un gasto cuando la factura original no está disponible. Lo que el pago por sí solo no prueba es la naturaleza del gasto ni su vinculación con la actividad económica: para eso necesitarás otros elementos.
En resumen: el extracto bancario suma, pero raramente basta por sí solo.
3. El libro registro de facturas recibidas como prueba
Si llevabas correctamente el Libro Registro de Facturas Recibidas (obligatorio para autónomos en estimación directa y para empresas en régimen general de IVA), este registro tiene un valor probatorio reconocido por la normativa.
La anotación en el libro, con el número de factura, el importe, el NIF del proveedor y la fecha, acredita que en su momento existió y fue contabilizada una operación real. Combinado con el extracto bancario, construye un relato coherente que Hacienda deberá valorar.
¿Has recibido un requerimiento y no encuentras los documentos? El tiempo corre. En Benavides Asociados analizamos tu caso y trazamos una estrategia de defensa antes de que Hacienda emita una propuesta de sanción.
Facturas para desgravar ante Hacienda: Lo que SIEMPRE debes conservar
Para poder deducir un gasto en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades, y para recuperar el IVA soportado, necesitas documentarlo correctamente. En España, la normativa distingue entre dos tipos de documentos:
- Factura completa: Es el documento fiscal ordinario. Debe incluir número y serie, fecha de expedición, datos identificativos completos del emisor y del receptor (incluyendo NIF), descripción de la operación, tipo impositivo de IVA aplicado, cuota tributaria y base imponible desglosada.
- Factura simplificada (comúnmente llamada ticket): Puede emitirse en operaciones de importe inferior a 400 € (IVA incluido) o cuando el destinatario así lo consiente. Contiene menos datos: no requiere identificar al destinatario de forma obligatoria en todos los casos, ni desglosar necesariamente la base y la cuota de IVA por separado si se indica que el precio incluye IVA.
¿Se puede deducir el IVA con una factura simplificada (ticket)?
Esta es una de las dudas más frecuentes entre autónomos. La respuesta corta: depende de si figura tu NIF en el ticket.
Según el artículo 97 de la Ley del IVA y el artículo 7.2 del Reglamento de Facturación, para deducir el IVA soportado mediante una factura simplificada es necesario que el destinatario de la operación —es decir, tú o tu empresa— aparezca identificado con su NIF en el documento. Si el ticket no incluye tu NIF, no podrás deducir el IVA, aunque sí podrás contabilizar el gasto como mayor coste (sin recuperar el IVA).
Consejo práctico: cuando realices compras de material de oficina, gasolina u otros gastos recurrentes, solicita siempre al proveedor que emita la factura completa o, en su defecto, que incluya tu NIF en el ticket. Es un hábito sencillo que evita problemas en inspección.
Deducir gastos sin la factura correcta es el error #1 en las inspecciones de autónomos. Si tienes dudas sobre qué facturas puedes desgravar, te ayudamos a limpiar tu contabilidad y a maximizar tus deducciones dentro de la legalidad.
Multas y consecuencias de no presentar la documentación solicitada
Si recibes un requerimiento de Hacienda y no atiendes o no presentas la documentación en plazo, las consecuencias se escalan progresivamente:
Primera fase: Sanción por resistencia u obstrucción
El artículo 203 de la LGT tipifica como infracción grave la resistencia, obstrucción, excusa o negativa a las actuaciones de la Administración Tributaria. La sanción base es de 150 € si se trata de un requerimiento previo a la liquidación, pero puede incrementarse significativamente en función del volumen de operaciones del obligado tributario (hasta 600.000 € en casos de gran empresa).
Segunda fase: Eliminación de la deducción
Si no puedes justificar la realidad de un gasto o la procedencia de una deducción de IVA, Hacienda la elimina y practica una liquidación complementaria. Sobre esa diferencia se aplica:
- Intereses de demora: actualmente al 4,0625% anual.
- Recargos: entre el 5% y el 20% según el tiempo transcurrido, si se regulariza fuera de plazo.
- Sanciones por infracción tributaria: entre el 50% y el 150% de la cuota defraudada, según la graduación por ocultación, uso de medios fraudulentos y reincidencia.
Tercera fase: Apertura de procedimiento inspector
Una respuesta inadecuada a un requerimiento puede convertir lo que era una simple comprobación limitada en una inspección general de toda tu actividad, lo que amplía el foco a todos los ejercicios no prescritos.
Es vital entender que la falta de documentación no solo anula la deducción, sino que activa el régimen sancionador de la LGT. Puedes profundizar en los tipos de infracciones en nuestro artículo sobre sanciones tributarias por errores en la contabilidad.
Cómo rechazar una factura errónea en plazo para evitar descuadres con la AEAT
No todas las situaciones problemáticas implican facturas perdidas. A veces el problema es el contrario: tienes una factura, pero es incorrecta —datos erróneos, importe equivocado, tipo de IVA incorrecto— y necesitas que el proveedor la rectifique.
Este escenario es especialmente relevante desde la implantación del sistema SII (Suministro Inmediato de Información) para grandes empresas, y lo será para todos los obligados cuando entre en funcionamiento el sistema de facturación electrónica obligatoria (VeriFactu y el futuro sistema VERI*FACTU).
El plazo para actuar es corto: si has registrado una factura incorrecta en tus libros, debes comunicar el error al emisor cuanto antes para que emita una factura rectificativa conforme al artículo 15 del Reglamento de Facturación. El emisor tiene la obligación de emitirla cuando el destinatario la solicite por causas fundadas.
Si la factura ya ha sido declarada en una autoliquidación de IVA presentada, la rectificación puede requerir la presentación de una autoliquidación complementaria o una solicitud de rectificación a la AEAT. Actuar rápido evita que el descuadre entre lo declarado por ti y lo declarado por tu proveedor active una comprobación automática por parte del sistema informático de la Agencia Tributaria.
Defensa fiscal: ¿Qué otras pruebas admite Hacienda además de la factura?
Este es el punto que marca la diferencia entre un asesor que solo da malas noticias y uno que trabaja activamente en tu defensa.
La factura es el medio de prueba preferente, pero no el único admitido por la Administración y los tribunales. La LGT, en su artículo 106, establece que en los procedimientos tributarios serán de aplicación las normas que regulan la prueba en el Ordenamiento Jurídico, con sus especialidades. Esto significa que cualquier medio de prueba admitido en Derecho puede ser relevante.
En la práctica, Hacienda y los tribunales económico-administrativos han aceptado como pruebas complementarias o sustitutivas las siguientes:
- Contratos mercantiles que acrediten la prestación del servicio o la entrega del bien.
- Correos electrónicos con el proveedor o cliente, especialmente si contienen confirmación del encargo, presupuesto aceptado o confirmación de entrega.
- Albaranes de entrega firmados por ambas partes.
- Fotografías o vídeos que acrediten la realización material de una obra, instalación o servicio.
- Informes periciales o técnicos que confirmen que un bien fue adquirido o una obra fue ejecutada.
- Declaraciones de terceros (testigos o peritos) en el marco de un procedimiento de reclamación.
- Pólizas de seguro y partes de siniestro cuando afecten al bien en cuestión.
- Transferencias bancarias y confirmaciones SWIFT que acrediten el pago efectivo.
La clave está en construir un expediente de prueba sólido y coherente: cada elemento aislado puede ser insuficiente, pero el conjunto puede resultar convincente ante un inspector, un Tribunal Económico-Administrativo Regional (TEAR) o, en última instancia, ante la Audiencia Nacional o el Tribunal Supremo.
En Benavides Asociados, la elaboración de estos expedientes de prueba es parte central de nuestra estrategia de defensa fiscal.
Prevención: De la carpeta de cartón a la asesoría digital
El mejor requerimiento es el que nunca llega. Y la mejor defensa es la que se construye antes de que exista un problema.
Estas son las medidas preventivas que recomendamos a todos nuestros clientes:
- Digitalización sistemática de facturas: Utiliza software de contabilidad o aplicaciones específicas (Holded, Quipu, A3, etc.) para digitalizar y almacenar cada factura en el momento de recibirla. Un escaneo en PDF con el número de factura, proveedor y fecha en el nombre del archivo es suficiente para empezar.
- Copia de seguridad en la nube: Almacena tus documentos en servicios con redundancia geográfica (Google Drive, Dropbox Business, OneDrive). Una copia en local y una en la nube garantizan que un incendio, robo o avería no destruya tu archivo fiscal.
- Conservación mínima de 10 años: Adopta como norma interna conservar todas las facturas durante 10 años, independientemente del tipo de gasto. Es más tiempo del que la ley exige en la mayoría de casos, pero elimina cualquier riesgo frente a los supuestos de pérdidas compensables o activos a largo plazo.
- Revisión anual de tu archivo documental: Incluye en el cierre de cada ejercicio una revisión de que todas las facturas significativas están correctamente archivadas y son legibles (especialmente los tickets térmicos, que se degradan con el tiempo).
- Asesoría fiscal proactiva: Contar con un asesor que revise periódicamente tu situación fiscal te permite detectar y corregir errores antes de que Hacienda los encuentre.
Tanto si estás en nuestra sede en Mallorca como si operas desde cualquier punto de España, nuestra asesoría digital te permite gestionar requerimientos, revisar tu documentación y resolver dudas en tiempo real, sin desplazamientos.
Para iniciar cualquier proceso de digitalización y acceder a las notificaciones de la AEAT de forma segura, el primer paso es contar con una firma electrónica activa. Si aún no la tienes, te explicamos cómo sacar el certificado digital paso a paso.
No respondas a Hacienda sin la ayuda de un experto.
Un requerimiento mal contestado puede derivar en una inspección profunda de toda tu actividad económica. En Benavides Asociados protegemos a autónomos y empresas en toda España frente a la AEAT: desde el primer requerimiento hasta la resolución definitiva.
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